Wist je dat er 38 stappen nodig zijn om jouw order af te ronden? Dit zijn de stappen.

Wist je dat er 38 stappen nodig zijn om jouw order af te ronden? Dit zijn de stappen.

Jij als ondernemer weet dat alles meer tijd kost en moeite dan het in eerste instantie lijkt. Foto’s maken is niet slechts op een knopje drukken en hoppa daar is de foto. Klaar! Fotografie is een ambacht. Net als fotoproducten maken zoals wij doen.

Stap 1. Order ontvangen, controleren. Meteen nadat jij een bestelling hebt geplaatst komt er een bevestigingsmail bij ons binnen. Deze mail open ik en daarna controleer ik of de foto’s erbij zitten en of er nog een opmerking in het opmerkingenveld staat.

Stap 2. Inplannen van de order. Ik kopieer de inhoudt van je gehele order en ga deze dan inplannen in de outlook agenda. Hierbij kijk ik goed naar wat er al ingepland staat en of ik alles logischer wijs op die dag af moet kunnen krijgen als ik jouw order daarbij zet. Ook houd ik rekening met een eventuele vermelde deadline waarop het binnen moet zijn. De order print ik uit net als de factuur. De order doe ik in het mapje van de juiste dag zodat ik die op het juiste moment tegen kom.

Stap 3. Bevestigingsmail. Nog niet zo heel erg lang doe ik dit maar de reacties hierop zijn heel erg positief. Ik stuur iedereen die een order plaatst een mailtje met de datum waarop de order ingepland staat. Op deze manier kan jij als fotograaf je klant laten weten dat je order er op een specifieke datum wel binnen moet zijn.

Stap 4. Map aanmaken voor de order. Ik moet de foto’s ergens opslaan voordat ik ze klaar kan maken om naar de printer te sturen. Daarvoor maak ik voor iedere order een mapje aan met besteldatum, naam en order nummer om de foto’s in te zetten.

Als dit eenmaal gedaan is laat ik de order rusten tot 1 dag voor de ingeplande datum.

Stap 5. Foto’s opslaan. Dit is vaak nog een behoorlijk karwij. Zeker als er meerdere boekjes zijn besteld met allemaal andere foto’s. Ik moet dan de foto’s stuk voor stuk opslaan en ze dan meteen een andere naam geven zodat ik weet op welke plek iedere foto komt te staan. Sommige klanten sturen een Wetransfer met de foto’s en vaak hebben ze dan al namen als 1, 2, 3 etc. en hier wordt ik altijd enorm blij van. Dit scheelt namelijk enorm veel werk.

Stap 6. Printfiles maken. De foto’s staan uiteraard nog niet exact in het goede formaat. Regelmatig klopt het aantal dpi ook niet en moet er soms zelf wat bijgesneden worden om een foto passend te krijgen. Iedere foto (met uitzondering van de boekjes) moet ik openen in photoshop. Ik krijg altijd een melding als er een ander profiel dan sRGB wordt gebruikt. Sommige fotografen hebben het Adobe profiel in gebruik. Maakt op zich niet uit want ik kies voor de optie “huidig profiel gebruiken” zodat hij er niet een kleurloze afbeelding van maakt. Dan zet ik de foto in het goede formaat met 0,2 mm extra ruimte om marge te hebben met plakken. En daarnaast controleer ik of de foto in 300 dpi staat en zo nodig pas ik dit aan. Vervolgens als dit nodig is knip ik de foto vierkant of haal ik er alvast het rondje uit zodat ik precies weet waar alles komt. Mocht ik twijfelen stuur ik de klant een mailtje met het voorbeeld erbij. Anders kan ik door en maak ik de “canvas size” 0,5 mm groter. Over canvas gesproken, voor de canvassen heb ik andere templates die ik gebruik om de foto goed neer zetten. Afhankelijk van wat er aangegeven is moet ik de zijkanten spiegelen of uitrekken en zorgen dat het logo er goed op komt te staan. De kaftjes van de boekjes hebben ook weer aparte templates. Hiervoor moet ik in Indesign zijn net als voor de boekjes zelf. Nadat ik de boekjes gemaakt heb en ze moeten op fotopapier dan open ik ze in Photoshop en kijk ik of er wit in zit. Want als er echt puur wit in zit moeten de files met full gloss geprint worden en anders hoeft dit niet. Mochten de boekjes op karton geprint moeten worden dan moet ik ze ook openen in Photoshop om de files bij elkaar te zetten zodat ze op 1 vel papier passen. Alles gebeurt met de hand ik moet foto voor foto verwerken en opslaan. Ik heb diverse printmappen, voor elk materiaal een map. Hier gaat altijd enorm veel tijd inzitten.

Stap 7. Printer checken. Voordat ik kan printen moet ik eerst contoleren of er genoeg in de map klaar staat om te printen. Zo print ik natuurlijk het liefste een hele strook met foto’s die 10 x 10 cm en 10 x 15 cm moeten worden om zo min mogelijk afval te krijgen en papier te verspillen. Daarna moet ik controleren of het juiste materiaal in de printer hangt. Omdat we zoveel producten hebben is dit vaak niet het geval.

Stap 8. Rol/materiaal vervangen in de printer. En dit zijn zware rollen. Het canvas is zwaar en het papier is erg zwaar. Dit is het moment om even te krachtpatsen. Soms hang ik er 4 soorten materiaal in per dag. En dat is op dit moment nog best even knoeien want we hebben eigenlijk te weinig ruimte.

Stap 9. Daadwerkelijk printen. Ik laat het liefste de printer niet alleen als hij bezig is. Zeker kleinere dingen blijven op de printer hangen en vallen niet in de hangmat. Ow en iedere foto wordt met zijn eigen profiel naar de printer gestuurd. Dus ook het Adobe profiel wordt geprint zoals hij moet worden op onze enorm fijne 12 kleuren printer.

Stap 10. Foto’s controleren. Er kan altijd iets mis gaan met printen. Ik ga daarom iedere foto af en controleer of er een stofje op gezeten heeft (geeft een wit vlekje) of dat een printkop iets heeft laten vallen, kan altijd gebeuren. De foto’s die goed zijn doe ik in het mapje van de juiste order en haal ik uit de printmap en de mislukte blijven staan om met de volgende ronde mee geprint te kunnen worden.fotoblok

Stap 11. Boekjes rillen. Om de boekjes te rillen moet ik ze natuurlijk ook eerst contoleren of er niets mis gegaan is met printen. Dan de boekjes losknippen en ik moet aan het begin van de boekjes het papier iets inknippen zodat ik weet waar ik moet beginnen met rillen. Dan schrijf ik op het witte gedeelte van het boekje op of het een 10, 11 of 15 cm boekje is. Dit gaat wel eens fout en dan moet ik opnieuw de file op het vel klaar zetten en dus bij stap 6 weer beginnen. Ook controleer ik de rildikte want fotopapier heeft een bredere ril (anders breekt het fotopapier open) dan het fotokarton. De fotopapieren boekjes moet ik daarnaast tijdens het rillen beschermen met zijdepapier. En dan kan ik gaan rillen.

Stap 12. Matte beschermlaag. Sommige fotografen bestellen hun boekje met matte beschermlaag. Dit is een matte laminaat die beschermt tegen krassen en hij voelt echt heerlijk aan. Deze mate beschermlaag breng ik er met de grootste zorg met de hand op aan. Zowel op het binnenwerk van het boekje als op de foto’s voor de kaften.

fotoblok
Stap 13.
Schoonsnijden. Er zit natuurlijk nog wit om de boekjes heen en een stukje extra marge om de boekjes schoon te kunnen snijden. Hiervoor heb ik een hele handige kleine handmatige stapelsnijder. Nadat ik de boven en onderkant heb schoon gesneden moeten de zijkanten van de voor en achterkant nog en dan is het (binnenwerk) van het boekje klaar.

Stap 14. Forex. De kaftjes van de boekjes worden gemaakt van forex. Dit snij ik zelf met de hand op het juiste formaat. Daarna haal ik met een schuurpapiertje de scherpe randen er van af (ja 8 kanten per 1 kant van het kaftje dus 16 kanten per boekje)

Stap 15. Plakken. Daarna kan ik de kaftjes gaan plakken. Dit wordt ook echt als een boekenkaft gevouwen. Ik knip iets weg zodat er minder grote bobbels komen in het binnenwerk. En het geeft mooie platte boekjes. Daarna plak ik een dubbelzijde plaklaag op de voor en achterkant van het boekje om de kaftjes te kunnen bevestigen. En dan plak ik met de grootste zorg de binnenkanten van het boekje in de kaften.


Stap 16
. Lintje erom of een inschuifhoesje maken. En lintje erom is niet heel veel werk. Het lintje op maat knippen en er een mooie strik in maken. Het inschuifhoesje is een ander verhaal. Dit moet ik losknippen uit het vel. Inknippen om te zien waar ik moet rillen. Rillen op 2 standen er moeten 4 rils in. Achterkant van het hoesje op maat tekenen en snijden. Lijm erop doen en dichtplakken. Even laten drogen. Daarna ook boven en onder schoonsnijden handmatig met de stapelsnijder.

Dan zijn de boekjes klaar. Komen daarna de houtproducten.

Stap 17. Hout zagen. Het hout moet eerst op het juiste formaat gezaagd worden en in de juiste vorm. Voor het steigerhout is dit alleen op maat maar voor huisjes en rondjes moet er veel meer gezaagd worden.

Stap 18. Schuren en afwerken. Alles wordt met de hand geschuurd. Eerst wat grover om bijvoorbeeld een rondje mooi rond te krijgen en daarna wordt alles fijn geschuurd en afgewerkt. Afhankelijk van de gekozen afwerking moet er ook nog gefreesd worden.

fotoblok
Stap 19.
Dopjes erin maken bij de productie die een dopje nodig hebben. En alvast de gaten erin boren voor de houten luikjes.

Stap 20. Schilderen. Sommige producten zoals de rustieke luiken moeten nog een kleurtje krijgen. Ons nieuwe product ook, als er voor wit of zwart gekozen is.

Stap 21. Gaten maken usb’s. Voor de ubs’s moet er best een groot gat in de blokjes geboord worden. Ook dit gebeurt met de hand en moet tijdens het boren regelmatig gecontroleerd worden of de usb er mooi in past.

fotoblok
Stap 22.
Usb’s erin lijmen. Dit gebeurt met super sterke kit en moet echt een halve dag of soms langer staan op optimaal droog te worden.

Stap 23. Afwerken van de usb’s. Er zit altijd wat ruimte tussen het blokje en de usb en dit werken wij in deze stap netjes weg.

Stap 24. Foto’s voorbereiden. Op dit punt ga ik controleren of een foto vernis of echte houtnerf nodig heeft. Is dit niet het geval dan hoef ik alleen de foto netjes te knippen en is hij klaar om geplakt te worden.

Stap 25. Foto’s afwerken. De echte houtnerf is een super sterke folie die ik er met de hand op aan breng. En het vernis breng ik er ook met de grootst mogelijke zorg met de hand op. Ik ben hier altijd best lang mee bezig omdat ik enorm perfectionistisch ben en het moet er echt perfect op komen te zitten. Als dit gedroogd en klaar is kunnen ook deze foto’s netjes geknipt worden.

Stap 26. Plakken. In deze stap ga ik de foto’s op het hout plakken. Ik kijk hier nog een keer de foto’s na of ik niet iets over het hoofd heb gezien. Anders moet ik weer terug naar stap 6 en de foto weer opnieuw printen.fotoblok

Stap 27. Afschuren. Bij de fotoblokken moeten de foto’s afgeschuurd worden zodat ze mooi in het hout overlopen. Ook dit gebeurt met de hand en de grootste zorg.

Stap 28. De scharnieren erin maken bij de rustieke luiken en de luikjes. Bij de rustieke luiken moeten daarna de foto’s op het hout genageld worden.

Stap 29. Ons nieuwe product moet vast gemaakt worden tussen het hout. Daarnaast maak er met een zelf bedachte knoop, het touwtje er aan vast.

Stap 30. Foto’s maken. Ik vind het voor mezelf fijn om een foto te hebben van de meeste producten zodat ik terug kan kijken als er vragen zijn over het product. Als er bijvoorbeeld door ons per ongeluk een foto gewisseld is dan kunnen wij dit heel erg snel nakijken. Of als een order white label direct naar de klant gestuurd is dan is het ook fijn als de fotograaf kan zien hoe het eruit zag wat naar de klant is gegaan. Daarnaast krijgen wij van veel klanten de toestemming om deze foto’s te delen met onze klanten, en dat is echt super fijn!

Stap 31. Inpakken. En dat klinkt simpel maar ons nieuwe product is nu nog echt een ramp om netjes in te pakken en dit duurt altijd wel erg lang. Wij zijn naar een betere manier aan het zoeken om dit op te pakken. Bij verniste producten moet er een extra beschermlaag tussen om er zeker van te zijn dat de vernis niet beschadigd raakt tijdens het verzenden. Je moet er niet aan denken dat de doos vochtig wordt en de foto aan de bubbelfolie blijft plakken. Voordat ik in ga pakken controleer ik nog elke foto en afwerking of alles goed is gegaan en er zo mooi mogelijk op zit. Ik kan dan ook echt een zeur zijn en dan nog net even dat stukje hout wat zachter willen schuren etc. Zodoende is niet alles 123 ingepakt maar ik ben er wel zeker van dat alles goed en heel aan zal komen en goed was bij het inpakken. Soms zie ik wel eens dat een foto net iets is beschadigd is geraakt tijdens bijvoorbeeld het afschuren. Ik moet dan terug naar stap 6.

Stap 32. Labels maken. Dit gebeurt niet automatisch en moet echt even met de hand gebeuren. Labels maken, deze printen en zorgen dat ze op het juiste doosje terecht komen.

Stap 33. Pakketjes wegbrengen. Wij brengen de pakketjes zelf naar een ophaalpunt. Dit is voor ons het moment van poeh het is ons weer gelukt vandaag vanaf nu kunnen we ontspannen.

Stap 34. De order in de backoffice zet ik zelf handmatig op voltooid. Soms doe ik dit iets eerder soms vergeet ik het en is het een paar dagen later. Maar het is fijn als het aantal open orders in de backoffice klopt met het daadwerkelijke aantal. Daarnaast zet ik de map weg met de foto’s die ik in stap 4 gemaakt heb. Het rijtje met open orders neemt weer heerlijk af op dit punt. Tot slot zet ik hem op voltooit in mijn outlook agenda zodat ik weet wat weg is en wat niet.

Stap 35. Foto’s van de producten sturen naar de klant. Hier krijg ik gelukkig hulp bij van Sharon.

fotoblok
Stap 36.
Order verwerken in mijn order overzicht. Ik vind het fijn om te weten hoeveel stuks van alle producten is verkocht. Dit geeft een duidelijk beeld van welke producten er het meeste verkocht worden en welke wat minder zodat wij hier met onze voorraad hout rekening mee kunnen houden.

Stap 37. Factuur inboeken. Soms doe ik dit iets eerder soms wat later maar vaak is dit de laatste stap. De gehele order is weggewerkt en afgehandeld.

Stap 38. He nog eens stap? Ja heel soms vergeet een fotograaf te betalen en dan moeten wij hier een herinnering van sturen en dan zijn wij dus weer met een specifieke order bezig. Maar vaak hoeft dit niet gelukkig.

Het klinkt allemaal eenvoudig. Een blokje maken foto erop afschuren en klaar. Maar nu weet jij dus dat er echt veel meer bij komt kijken dan jij in eerste instantie dacht.